Introductie voor beheerders¶
Als beheerder of manager heb je toegang tot de beheerpagina's van WorkTraq. Hier kun je gebruikers, klanten, projecten en activiteiten beheren, registraties beoordelen en factuurgegevens inzien.
Gebruikersrollen¶
WorkTraq kent drie rollen:
| Rol | Beschrijving |
|---|---|
| Beheerder | Volledige toegang tot alle beheerfuncties, inclusief gebruikersbeheer en facturatie |
| Manager | Toegang tot klanten, activiteiten en beoordelen; kan geen gebruikers beheren |
| Medewerker | Kan alleen registreren en eigen overzichten bekijken |
Beheerders en managers kunnen tarieven en uurtarieven inzien. Medewerkers kunnen dit niet.
Beheerpagina's¶
Klik rechtsboven op je naam of avatar om het accountmenu te openen. Daar vind je vier beheersecties:
Beheer¶
Bevat de dagelijkse beheerfuncties:
- Gebruikers – Teamleden beheren en uitnodigen (alleen beheerders)
- Klanten – Klanten toevoegen en beheren
- Projecten – Projecten aanmaken en koppelen aan klanten
- Activiteiten – Activiteiten aanmaken en koppelen aan gebruikers en projecten
Beoordelen en factureren¶
- Beoordelen – Registraties van medewerkers goedkeuren, afkeuren of als gefactureerd markeren
- Klantfacturen – Facturen opstellen voor klanten op basis van geregistreerde uren, ritten en declaraties
- Integraties – Koppeling met je boekhoudpakket (Moneybird) instellen
Gebruik en facturatie¶
Overzicht van de facturen die WorkTraq stuurt voor het gebruik van de software, en de facturatiegegevens van je organisatie (naam, adres, btw-nummer).
Importeren¶
Uren importeren uit een ander systeem via CSV.
Hoe werkt WorkTraq?¶
Registraties in WorkTraq zijn altijd gekoppeld aan een activiteit. Een activiteit verbindt een medewerker met een project (dat op zijn beurt aan een klant gekoppeld is). Een activiteit bevat een omschrijving en uurtarief. Een medewerker kan alleen registreren voor projecten waarvoor hij of zij een actieve activiteit heeft.
Dit betekent dat je als beheerder eerst klanten, projecten en activiteiten moet aanmaken voordat medewerkers kunnen registreren.
Tip
Maak voor interne activiteiten jezelf als klant aan en markeer de activiteiten als niet-declarabel.
Aanbevolen volgorde bij opstarten¶
Volg bij het inrichten van een nieuwe organisatie deze volgorde:
- Klanten toevoegen – Je hebt minimaal één actieve klant nodig voordat je projecten kunt aanmaken
- Projecten aanmaken – Koppel projecten aan klanten
- Gebruikers uitnodigen – Nodig medewerkers uit via e-mail
- Activiteiten aanmaken – Koppel gebruikers aan projecten via activiteiten