Importeren¶
Via de importfunctie kun je registraties in bulk toevoegen aan WorkTraq via een CSV-bestand.
Beschikbare imports¶
Op dit moment kun je de volgende registraties importeren:
- Uren — Importeer tijdregistraties voor medewerkers
Voorbereiding¶
Voordat je kunt importeren moet het volgende klaarstaan in WorkTraq:
- Medewerkers — Alle medewerkers waarvoor je wilt importeren moeten een account hebben
- Klanten — De klanten moeten aangemaakt en actief zijn
- Activiteiten — Voor elke medewerker-klant combinatie moet een activiteit bestaan
Tip
Heb je nog geen activiteiten aangemaakt? Doe dat eerst via Activiteiten beheren.
Hoe werkt het?¶
- Ga naar Importeren in het beheerdersmenu
- Download de CSV-template via de knop "Download template"
- Vul de template in met de te importeren gegevens
- Upload het ingevulde bestand
- Controleer de preview en bevestig de import
CSV-template¶
De CSV-template voor uren bevat de volgende kolommen:
| Kolom | Verplicht | Omschrijving |
|---|---|---|
| Datum | Ja | Datum van de registratie (DD-MM-YYYY) |
| Medewerker | Ja | E-mailadres van de medewerker |
| Klant | Ja | Naam van de klant (exact zoals in WorkTraq) |
| Activiteit | Ja | Naam van de activiteit (exact zoals in WorkTraq) |
| Uren | Ja | Aantal uren (bijv. 8 of 7,5) |
| Uurtarief | Nee | Overschrijft het standaard uurtarief |
| BTW-tarief | Nee | Overschrijft het standaard BTW-tarief |
| Status | Nee | Status van de registratie. Toegestane waarden: In afwachting, Goedgekeurd, Afgekeurd, Gefactureerd. Standaard: In afwachting |
| Omschrijving | Nee | Optionele toelichting |
Preview en bevestiging¶
Na het uploaden krijg je een preview te zien:
- Geldige regels worden in een tabel getoond met datum, medewerker, klant, activiteit en uren
- Ongeldige regels worden apart getoond met het regelnummer en de foutmelding(en)
Je kunt vervolgens:
- Importeren — Alleen de geldige regels worden geïmporteerd. Ongeldige regels worden overgeslagen.
- Annuleren — Er worden geen registraties aangemaakt.
Na de import zie je een samenvatting met het aantal geïmporteerde registraties.
Veelvoorkomende fouten¶
| Foutmelding | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Medewerker niet gevonden | Het e-mailadres komt niet overeen met een bestaande gebruiker | Controleer het e-mailadres of nodig de medewerker eerst uit |
| Klant niet gevonden | De klantnaam komt niet exact overeen | Controleer de schrijfwijze, inclusief hoofdletters en spaties |
| Activiteit niet gevonden | Er bestaat geen activiteit voor deze medewerker-klant combinatie | Maak eerst een activiteit aan via Activiteiten beheren |
| Datum in de toekomst | De datum ligt na vandaag | Pas de datum aan |
| Ongeldig aantal uren | Het aantal uren is geen geldig getal of groter dan 24 | Gebruik een komma als decimaalteken (bijv. 7,5) |
| Ongeldige status | De opgegeven status is geen geldige waarde | Gebruik een van: In afwachting, Goedgekeurd, Afgekeurd, Gefactureerd |
| Duplicaat | Een registratie met dezelfde datum, medewerker, klant en uren bestaat al | De regel wordt automatisch overgeslagen |
Tips¶
- Gebruik puntkomma (
;) als scheidingsteken - Zorg dat klant- en activiteitnamen exact overeenkomen met de namen in WorkTraq
- Het bestand mag maximaal 1.000 regels en 5 MB groot zijn
- Duplicaten worden automatisch gedetecteerd en overgeslagen
- Geïmporteerde registraties krijgen de bron "import" en zijn zichtbaar in het tijdoverzicht