Introductie voor beheerders

Als beheerder of manager heb je toegang tot de beheerpagina’s van WorkTraq. Hier kun je gebruikers, klanten en activiteiten beheren, registraties goedkeuren en factuurgegevens inzien.

Gebruikersrollen

WorkTraq kent drie rollen:

Beheerders en managers kunnen tarieven en uurtarieven inzien. Medewerkers kunnen dit niet.

Beheerpagina’s

Klik rechtsboven op je naam of avatar om het accountmenu te openen. Daar vind je twee beheersecties:

Organisatie

Bevat de dagelijkse beheerfuncties:

• Gebruikers – Teamleden beheren en uitnodigen (alleen beheerders)
• Klanten – Klanten toevoegen en beheren
• Activiteiten – Activiteiten aanmaken en koppelen aan gebruikers en klanten
• Goedkeuren – Registraties van medewerkers beoordelen

Facturatie

Hier stel je de factuurgegevens van je organisatie in, zoals naam, adres en btw-nummer. Deze gegevens worden gebruikt op onze facturen aan jou.

Hoe werkt WorkTraq?

Registraties in WorkTraq zijn altijd gekoppeld aan een activiteit. Een activiteit verbindt een medewerker met een klant of aan je eigen organisatie als het een interne activiteit betreft. Een activiteit bevat optioneel een omschrijving en uurtarief. Een medewerker kan alleen registreren voor klanten waarvoor hij of zij een actieve activiteit heeft.

Dit betekent dat je als beheerder eerst klanten en activiteiten moet aanmaken voordat medewerkers kunnen registreren.

Tip

Maak voor interne activiteiten jezelf als klant aan en markeer de activiteiten als niet-declarabel.

Aanbevolen volgorde bij opstarten

Volg bij het inrichten van een nieuwe organisatie deze volgorde:

1. Klanten toevoegen – Je hebt minimaal één actieve klant nodig voordat je activiteiten kunt aanmaken
2. Gebruikers uitnodigen – Nodig medewerkers uit via e-mail
3. Activiteiten aanmaken – Koppel gebruikers aan klanten via activiteiten

Zie ook

• Klanten beheren
• Gebruikers beheren
• Activiteiten beheren
• Registraties goedkeuren
• Facturatie