Welkom bij WorkTraq

Welkom bij het WorkTraq Helpcentrum. Hier vind je handleidingen en uitleg over alle functionaliteiten van WorkTraq.

Gebruik het menu om te navigeren, of gebruik de zoekfunctionaliteit (via het vergrootglas-icoon).

Snel aan de slag

Nieuw bij WorkTraq? Begin hier:

1. Account aanmaken - Maak je account aan en log in
2. Je eerste tijdregistratie - Registreer je eerste uren

Onderwerpen

Registreren

• Uren registreren
• Ritten registreren
• Declaraties registreren

Overzichten

• Tijdoverzicht
• Rittenoverzicht
• Declaratieoverzicht

Voor beheerders

• Introductie
• Klanten beheren
• Gebruikers beheren
• Activiteiten beheren
• Registraties goedkeuren
• Facturatie

Hulp nodig?

Staat je vraag er niet bij? Bekijk de veelgestelde vragen of neem contact met ons op via support@worktraq.nl.

Account aanmaken

In deze handleiding leer je hoe je een WorkTraq account aanmaakt.

Note

Alleen beheerders maken een account aan. Overige gebruikers voor dezelfde organisatie worden door de beheerder uitgenodigd.

Stap 1: Ga naar de registratiepagina

Ga naar https://worktraq.nl/account/registreren om te beginnen.

Stap 2: Vul je gegevens in

Vul de volgende gegevens in:

Om een account aan te maken dien je de Algemene Voorwaarden te accepteren.

Stap 3: Bevestig je account

Na registratie ontvang je een bevestigingsmail. Klik op de link in de mail om je account te activeren.

Tip

Controleer ook je spam-folder als je de mail niet ontvangt.

Volgende stap

Je account is nu actief. Je kunt nu inloggen en je organisatie gaan inrichten.

Je eerste tijdregistratie

Nu je account is aangemaakt, kun je je eerste uren registreren.

Voordat je begint

Voordat je tijd kunt registreren, moet er een activiteit voor je zijn aangemaakt. Dit doet meestal je beheerder. Een activiteit koppelt jou aan een klant met een specifiek tarief.

Tijd registreren

1. Ga naar Registreer > Tijd in het menu
2. Selecteer de datum waarvoor je wilt registreren
3. Kies de activiteit (klant + omschrijving)
4. Vul het aantal uren in
5. Voeg optioneel een notitie toe
6. Klik op Opslaan

Voorbeeld

Tips

Tip: Registreer je uren aan het einde van elke werkdag. Zo vergeet je niets en blijven je overzichten actueel.

Volgende stappen

• Leer meer over uren registreren
• Bekijk je tijdoverzicht

Uren invoeren

Op de tijdregistratiepagina kun je snel en eenvoudig je gewerkte uren bijhouden.

De tijdregistratiepagina

Ga naar Registreer > Tijd om de tijdregistratiepagina te openen.

Formulier

Het registratieformulier bevat de volgende velden:

Recente registraties

Onder het formulier zie je een overzicht van je recente tijdregistraties. Je kunt hier:

• Registraties bewerken door op het potlood-icoon te klikken
• Registraties verwijderen door op het prullenbak-icoon te klikken

Veelgemaakte fouten

“Geen activiteiten beschikbaar”

Dit betekent dat er nog geen activiteiten voor jou zijn aangemaakt. Neem contact op met je beheerder.

“Datum mag niet in de toekomst liggen”

Je kunt alleen uren registreren voor vandaag of eerdere dagen.

Zie ook

• Overzichten bekijken - Bekijk en exporteer je geregistreerde uren

Ritten registreren

Op de rittenregistratiepagina kun je gereden kilometers bijhouden per klant.

De rittenregistratiepagina

Ga naar Registreer > Ritten om de rittenregistratiepagina te openen.

Formulier

Het registratieformulier bevat de volgende velden:

Retour

Wanneer je Retour aanvinkt, wordt de ingevoerde afstand automatisch verdubbeld. Je hoeft dan alleen de enkele afstand in te vullen.

Recente registraties

Onder het formulier zie je een overzicht van je recente rittenregistraties. Je kunt hier:

• Registraties verwijderen door op het prullenbak-icoon te klikken

Veelgemaakte fouten

“Geen klanten beschikbaar”

Dit betekent dat er nog geen activiteiten voor jou zijn aangemaakt. Neem contact op met je beheerder.

“Datum mag niet in de toekomst liggen”

Je kunt alleen ritten registreren voor vandaag of eerdere dagen.

“Aantal kilometers moet groter zijn dan 0”

Vul een geldige afstand in (minimaal 1 km).

Zie ook

• Rittenoverzicht - Bekijk en exporteer je geregistreerde ritten

Declaraties registreren

Op de declaratiepagina kun je gemaakte kosten indienen per klant.

De declaratiepagina

Ga naar Registreer > Declaraties om de declaratiepagina te openen.

Formulier

Het registratieformulier bevat de volgende velden:

Bonnetje uploaden

Bij bedragen boven €25,00 is een bonnetje of factuur verplicht. Je kunt een afbeelding (JPG, PNG) of PDF uploaden. Het bestand mag maximaal 10 MB groot zijn.

Recente registraties

Onder het formulier zie je een overzicht van je recente declaraties. Je kunt hier:

• Registraties verwijderen door op het prullenbak-icoon te klikken

Veelgemaakte fouten

“Geen klanten beschikbaar”

Dit betekent dat er nog geen activiteiten voor jou zijn aangemaakt. Neem contact op met je beheerder.

“Datum mag niet in de toekomst liggen”

Je kunt alleen kosten registreren voor vandaag of eerdere dagen.

“Voor bedragen boven €25,00 is een bonnetje verplicht”

Upload een bonnetje of factuur bij de declaratie.

“Bestand is te groot”

Het geüploade bestand overschrijdt de maximale bestandsgrootte van 10 MB. Verklein het bestand of gebruik een ander formaat.

Zie ook

• Declaratieoverzicht - Bekijk en exporteer je ingediende declaraties

Tijdoverzicht

In het tijdoverzicht kun je al je geregistreerde uren terugvinden, filteren en exporteren.

Naar het tijdoverzicht

Ga naar Overzichten > Tijd in het menu.

Filteren

Gebruik de filters aan de linkerkant om je overzicht te verfijnen:

De filters worden automatisch toegepast wanneer je een selectie maakt.

Statusfilter

Sorteren

Klik op een kolomkop om de tabel te sorteren. Klik nogmaals om de volgorde om te keren. Je kunt sorteren op:

• Datum
• Medewerker
• Klant
• Activiteit
• Referentie
• Uren
• Declarabel

Groeperen

Je kunt de resultaten groeperen op:

• Geen — toon alle individuele registraties
• Medewerker — groepeer per medewerker
• Klant — groepeer per klant
• Activiteit — groepeer per activiteit
• Referentie — groepeer per referentie
• Declarabel — groepeer op declarabel/niet-declarabel

Exporteren naar CSV

Klik op de Exporteren knop om je gefilterde gegevens te downloaden als CSV-bestand.

Let op: De export respecteert je huidige filters, maar negeert de groepering. Je krijgt altijd de individuele registraties.

Het CSV-bestand is geoptimaliseerd voor Nederlandse versies van Excel:

• Puntkomma (;) als scheidingsteken
• UTF-8 encoding voor correcte weergave van Nederlandse tekens

Totalen

Onderaan de tabel zie je de totalen van de gefilterde resultaten:

• Totaal uren — som van alle geregistreerde uren
• Totaal bedrag — som van alle bedragen (uren × tarief)

Zie ook

• Uren registreren — tijdregistraties aanmaken en bewerken

Rittenoverzicht

In het rittenoverzicht kun je al je geregistreerde ritten terugvinden, filteren en exporteren.

Naar het rittenoverzicht

Ga naar Overzichten > Ritten in het menu.

Filteren

Gebruik de filters aan de linkerkant om je overzicht te verfijnen:

De filters worden automatisch toegepast wanneer je een selectie maakt.

Statusfilter

Sorteren

Klik op een kolomkop om de tabel te sorteren. Klik nogmaals om de volgorde om te keren. Je kunt sorteren op:

• Datum
• Medewerker
• Klant
• Afstand

Groeperen

Je kunt de resultaten groeperen op:

• Geen — toon alle individuele registraties
• Medewerker — groepeer per medewerker
• Klant — groepeer per klant

Exporteren naar CSV

Klik op de Exporteren knop om je gefilterde gegevens te downloaden als CSV-bestand.

Let op: De export respecteert je huidige filters, maar negeert de groepering. Je krijgt altijd de individuele registraties.

Het CSV-bestand is geoptimaliseerd voor Nederlandse versies van Excel:

• Puntkomma (;) als scheidingsteken
• UTF-8 encoding voor correcte weergave van Nederlandse tekens

Totalen

Onderaan de tabel zie je de totalen van de gefilterde resultaten:

• Totaal km — som van alle geregistreerde kilometers
• Totaal bedrag — som van alle bedragen (km × kilometertarief)

Zie ook

• Ritten registreren — rittenregistraties aanmaken

Declaratieoverzicht

In het declaratieoverzicht kun je al je ingediende declaraties terugvinden, filteren en exporteren.

Naar het declaratieoverzicht

Ga naar Overzichten > Declaraties in het menu.

Filteren

Gebruik de filters aan de linkerkant om je overzicht te verfijnen:

De filters worden automatisch toegepast wanneer je een selectie maakt.

Statusfilter

Sorteren

Klik op een kolomkop om de tabel te sorteren. Klik nogmaals om de volgorde om te keren. Je kunt sorteren op:

• Datum
• Medewerker
• Klant
• Bedrag

Groeperen

Je kunt de resultaten groeperen op:

• Geen — toon alle individuele registraties
• Medewerker — groepeer per medewerker
• Klant — groepeer per klant

Exporteren naar CSV

Klik op de Exporteren knop om je gefilterde gegevens te downloaden als CSV-bestand.

Let op: De export respecteert je huidige filters, maar negeert de groepering. Je krijgt altijd de individuele registraties.

Het CSV-bestand is geoptimaliseerd voor Nederlandse versies van Excel:

• Puntkomma (;) als scheidingsteken
• UTF-8 encoding voor correcte weergave van Nederlandse tekens

Totalen

Onderaan de tabel zie je de totalen van de gefilterde resultaten:

• Totaal bedrag — som van alle ingediende declaraties

Zie ook

• Declaraties registreren — declaraties aanmaken

Introductie voor beheerders

Als beheerder of manager heb je toegang tot de beheerpagina’s van WorkTraq. Hier kun je gebruikers, klanten en activiteiten beheren, registraties goedkeuren en factuurgegevens inzien.

Gebruikersrollen

WorkTraq kent drie rollen:

Beheerders en managers kunnen tarieven en uurtarieven inzien. Medewerkers kunnen dit niet.

Beheerpagina’s

Klik rechtsboven op je naam of avatar om het accountmenu te openen. Daar vind je twee beheersecties:

Organisatie

Bevat de dagelijkse beheerfuncties:

• Gebruikers – Teamleden beheren en uitnodigen (alleen beheerders)
• Klanten – Klanten toevoegen en beheren
• Activiteiten – Activiteiten aanmaken en koppelen aan gebruikers en klanten
• Goedkeuren – Registraties van medewerkers beoordelen

Facturatie

Hier stel je de factuurgegevens van je organisatie in, zoals naam, adres en btw-nummer. Deze gegevens worden gebruikt op onze facturen aan jou.

Hoe werkt WorkTraq?

Registraties in WorkTraq zijn altijd gekoppeld aan een activiteit. Een activiteit verbindt een medewerker met een klant of aan je eigen organisatie als het een interne activiteit betreft. Een activiteit bevat optioneel een omschrijving en uurtarief. Een medewerker kan alleen registreren voor klanten waarvoor hij of zij een actieve activiteit heeft.

Dit betekent dat je als beheerder eerst klanten en activiteiten moet aanmaken voordat medewerkers kunnen registreren.

Tip

Maak voor interne activiteiten jezelf als klant aan en markeer de activiteiten als niet-declarabel.

Aanbevolen volgorde bij opstarten

Volg bij het inrichten van een nieuwe organisatie deze volgorde:

1. Klanten toevoegen – Je hebt minimaal één actieve klant nodig voordat je activiteiten kunt aanmaken
2. Gebruikers uitnodigen – Nodig medewerkers uit via e-mail
3. Activiteiten aanmaken – Koppel gebruikers aan klanten via activiteiten

Zie ook

• Klanten beheren
• Gebruikers beheren
• Activiteiten beheren
• Registraties goedkeuren
• Facturatie

Klanten beheren

Op de klantenpagina beheer je de klanten van je organisatie. Ga naar Beheer > Klanten om deze pagina te openen.

Klant toevoegen

Klik op Toevoegen om een nieuwe klant aan te maken. Het formulier bevat de volgende velden:

Na het aanmaken kun je direct activiteiten voor de klant aanmaken door op het plus-icoon te klikken.

Klant bewerken

Klik op het bewerkicoon naast een klant om de naam of kilometervergoeding te wijzigen.

Actief/inactief schakelen

Klik op het archief-icoon om een klant te deactiveren. Inactieve klanten zijn niet meer beschikbaar voor nieuwe registraties. Je kunt een inactieve klant opnieuw activeren via het activeer-icoon.

Let op: Deactiveren verwijdert geen bestaande registraties of activiteiten.

Filteren

Gebruik het selectievakje Toon alleen actief rechtsboven om inactieve klanten te verbergen.

Overzicht

Het klantenoverzicht toont per klant:

• Naam
• Aanmaakdatum
• Kilometervergoeding
• Status (Actief/Inactief)
• Aantal gekoppelde activiteiten

Zie ook

• Activiteiten beheren – Koppel gebruikers aan klanten via activiteiten

Gebruikers beheren

Op de gebruikerspagina beheer je de teamleden van je organisatie. Ga naar Beheer > Gebruikers om deze pagina te openen. Deze pagina is alleen beschikbaar voor beheerders.

Gebruiker uitnodigen

Klik op Toevoegen om een nieuwe gebruiker uit te nodigen. Het formulier bevat de volgende velden:

Na het versturen ontvangt de nieuwe gebruiker een e-mail om zijn of haar wachtwoord in te stellen.

Gebruiker bewerken

Klik op het gebruikersicoontje naast een teamlid om naam, e-mailadres of rol te wijzigen.

Actief/inactief schakelen

Klik op het deactiveer-icoon om een gebruiker te deactiveren. Inactieve gebruikers kunnen niet meer inloggen. Je kunt een inactieve gebruiker opnieuw activeren via het activeer-icoon.

Let op: Je kunt je eigen account niet deactiveren.

Filteren

Gebruik het selectievakje Toon alleen actief rechtsboven om inactieve gebruikers te verbergen.

Overzicht

Het gebruikersoverzicht toont per teamlid:

• Naam en e-mailadres
• Rol
• Lid sinds
• Status (Actief/Inactief)
• Aantal gekoppelde activiteiten

Zie ook

• Activiteiten beheren – Koppel gebruikers aan klanten via activiteiten
• Introductie – Overzicht van rollen en rechten

Activiteiten beheren

Activiteiten koppelen een gebruiker aan een klant en bepalen waarvoor uren, ritten of declaraties geregistreerd kunnen worden. Ga naar Beheer > Activiteiten om deze pagina te openen.

Activiteit aanmaken

Klik op Toevoegen om een nieuwe activiteit aan te maken. Het formulier bevat de volgende velden:

Vereiste: Er moet minimaal één actieve klant bestaan voordat je een activiteit kunt aanmaken. Als er nog geen klant is, zie je de knop Eerst klant toevoegen.

Activiteit bewerken

Klik op het bewerkicoon naast een activiteit om de gegevens te wijzigen.

Actief/inactief schakelen

Inactieve activiteiten zijn niet meer beschikbaar voor nieuwe registraties. Gebruik het toggle-icoon om een activiteit te deactiveren of heractiveren.

Filteren

Gebruik de filters bovenaan om activiteiten te filteren op:

• Klant – Filter op een specifieke klant
• Gebruiker – Filter op een specifieke medewerker
• Toon alleen actief – Verberg inactieve activiteiten

Zie ook

• Klanten beheren – Voeg eerst klanten toe
• Gebruikers beheren – Beheer je teamleden

Registraties goedkeuren

Op de goedkeurenpagina beoordeel je de registraties van medewerkers. Ga naar Beheer > Goedkeuren om deze pagina te openen.

Goedkeuringsworkflow

Elke registratie (uren, rit of declaratie) heeft een van de volgende statussen:

Standaard worden de registraties “in afwachting” getoond.

Filteren

Gebruik de filters bovenaan om registraties te zoeken op:

• Type – Tijd, rit of declaratie
• Status – In afwachting, goedgekeurd of afgekeurd
• Gebruiker – Filter op een specifieke medewerker
• Klant – Filter op een specifieke klant
• Periode – Begindatum en einddatum

Klik op Wis filters om alle filters te verwijderen.

Individueel goedkeuren of afkeuren

Klik op het groene vinkje om een registratie goed te keuren, of op het rode kruisje om hem af te keuren. Bij afkeuren verschijnt een venster waarin je een reden kunt invullen.

Bulk goedkeuren of afkeuren

Selecteer eerst een type (tijd, rit of declaratie) in het filter. Vervolgens verschijnen selectievakjes naast de registraties en knoppen Goedkeuren en Afkeuren bovenaan de lijst.

1. Selecteer de gewenste registraties (of gebruik het selectievakje in de koptekst om alles te selecteren)
2. Klik op Goedkeuren of Afkeuren
3. Bij afkeuren: vul een reden in en bevestig

Let op: Bulk acties zijn alleen beschikbaar als je één type hebt geselecteerd in het filter.

Afkeuringsreden bekijken

Afgekeurde registraties tonen een commentaar-icoon. Wijs hierop om de afkeuringsreden te zien.

Zie ook

• Tijdoverzicht – Bekijk goedgekeurde tijdregistraties
• Rittenoverzicht – Bekijk goedgekeurde ritten
• Declaratieoverzicht – Bekijk goedgekeurde declaraties

Facturatie

In het facturatiegedeelte vind je een overzicht van alle facturen en kun je de facturatiegegevens van je organisatie beheren. Ga naar Facturatie in het navigatiemenu.

Factuuroverzicht

Het factuuroverzicht toont alle facturen van je organisatie. Per factuur zie je:

Klik op Bekijken om de details van een factuur te openen.

Factuurdetails

In de factuurdetails zie je een overzicht van alle registraties die bij de factuur horen, onderverdeeld in:

• Tijdregistraties – Datum, gebruiker, klant, activiteit, uren, uurtarief en totaal
• Ritregistraties – Datum, gebruiker, klant, vertrekpunt, bestemming en afstand
• Declaraties – Datum, gebruiker, klant, omschrijving, bedrag en bonnetje

Facturatiegegevens

Ga naar Facturatie > Gegevens om de gegevens in te vullen die op facturen verschijnen.

Bedrijfsgegevens

Facturatiegegevens

Klik op Opslaan om de gegevens te bewaren.

Veelgestelde vragen

Hier vind je antwoorden op veelgestelde vragen over WorkTraq.

Account

Hoe wijzig ik mijn wachtwoord?

1. Klik op je naam rechtsboven
2. Ga naar Instellingen
3. Klik op Wachtwoord wijzigen
4. Voer je huidige en nieuwe wachtwoord in

Ik ben mijn wachtwoord vergeten

Ga naar de inlogpagina en klik op Wachtwoord vergeten. Voer je e-mailadres in en je ontvangt een link om je wachtwoord te resetten.

Tijd registreren

Kan ik uren registreren voor een eerdere datum?

Ja, je kunt uren registreren voor elke datum in het verleden. Selecteer de gewenste datum in het datumveld.

Waarom zie ik geen activiteiten?

Activiteiten worden aangemaakt door je beheerder. Als je geen activiteiten ziet, neem dan contact op met je beheerder om een activiteit voor jou aan te maken.

Kan ik een tijdregistratie verwijderen?

Ja, ga naar de tijdregistratiepagina. Bij je recente registraties zie je een prullenbak-icoon om een registratie te verwijderen.

Ritten registreren

Hoe werkt de retour-optie bij ritten?

Wanneer je Retour aanvinkt, wordt de ingevoerde afstand automatisch verdubbeld. Je hoeft dan alleen de enkele afstand in te vullen.

Kan ik een ritregistratie verwijderen?

Ja, ga naar de rittenregistratiepagina. Bij je recente registraties zie je een prullenbak-icoon om een registratie te verwijderen.

Waarom zie ik geen klanten bij ritten?

Klanten zijn gekoppeld via activiteiten. Als je geen klanten ziet, neem dan contact op met je beheerder om een activiteit voor jou aan te maken.

Declaraties registreren

Wanneer is een bonnetje verplicht?

Bij bedragen boven €25,00 is een bonnetje of factuur verplicht. Je kunt een afbeelding (JPG, PNG) of PDF uploaden van maximaal 10 MB.

Welke bestandsformaten kan ik uploaden als bonnetje?

Je kunt afbeeldingen (JPG, PNG) en PDF-bestanden uploaden. Het bestand mag maximaal 10 MB groot zijn.

Kan ik een declaratie verwijderen?

Ja, ga naar de declaratiepagina. Bij je recente registraties zie je een prullenbak-icoon om een registratie te verwijderen.

Overzichten

Hoe exporteer ik mijn uren naar Excel?

1. Ga naar Overzichten > Tijd
2. Stel je gewenste filters in
3. Klik op Exporteren
4. Open het gedownloade CSV-bestand in Excel

Waarom ziet mijn CSV er vreemd uit in Excel?

Zorg dat je het bestand opent via Bestand > Openen in Excel, niet door dubbelklikken. Kies bij het openen voor “UTF-8” als encoding.

Kan ik ook ritten en declaraties exporteren?

Ja, in het rittenoverzicht en het declaratieoverzicht vind je ook een exportknop.

Goedkeuring

Wat betekent “in afwachting”?

Dit betekent dat je registratie nog niet is beoordeeld door een beheerder of manager. Zodra deze goedgekeurd of afgekeurd is, verandert de status.

Hoe weet ik of mijn registraties zijn goedgekeurd?

Je kunt de status van je registraties bekijken via het statusfilter in de overzichten (Tijd, Ritten, Declaraties). Afgekeurde registraties tonen een reden.

Wat kan ik doen als mijn registratie is afgekeurd?

De afkeuringsreden wordt zichtbaar bij de registratie in het overzicht. Neem contact op met je beheerder als je het niet eens bent met de afkeuring.

Beheer

Hoe nodig ik een nieuwe medewerker uit?

Ga naar Beheer > Gebruikers en klik op Toevoegen. Vul het e-mailadres, naam en rol in. De gebruiker ontvangt een uitnodigingsmail.

Hoe maak ik een activiteit aan?

Ga naar Beheer > Activiteiten en klik op Toevoegen. Je hebt hiervoor minimaal één actieve klant nodig. Koppel een gebruiker aan een klant en vul de omschrijving in.

Kan ik een klant verwijderen?

Klanten kunnen niet verwijderd worden om historische registraties te bewaren. Je kunt een klant wel deactiveren via Beheer > Klanten, zodat hij niet meer beschikbaar is voor nieuwe registraties.

Wat is het verschil tussen beheerder, manager en medewerker?

Nog vragen?

Staat je vraag er niet bij? Neem contact met ons op via support@worktraq.nl.