Veelgestelde vragen

Hier vind je antwoorden op veelgestelde vragen over WorkTraq.

Account

Hoe wijzig ik mijn wachtwoord?

1. Klik op je naam rechtsboven
2. Ga naar Instellingen
3. Klik op Wachtwoord wijzigen
4. Voer je huidige en nieuwe wachtwoord in

Ik ben mijn wachtwoord vergeten

Ga naar de inlogpagina en klik op Wachtwoord vergeten. Voer je e-mailadres in en je ontvangt een link om je wachtwoord te resetten.

Tijd registreren

Kan ik uren registreren voor een eerdere datum?

Ja, je kunt uren registreren voor elke datum in het verleden. Selecteer de gewenste datum in het datumveld.

Waarom zie ik geen activiteiten?

Activiteiten worden aangemaakt door je beheerder. Als je geen activiteiten ziet, neem dan contact op met je beheerder om een activiteit voor jou aan te maken.

Kan ik een tijdregistratie verwijderen?

Ja, ga naar de tijdregistratiepagina. Bij je recente registraties zie je een prullenbak-icoon om een registratie te verwijderen.

Ritten registreren

Hoe werkt de retour-optie bij ritten?

Wanneer je Retour aanvinkt, wordt de ingevoerde afstand automatisch verdubbeld. Je hoeft dan alleen de enkele afstand in te vullen.

Kan ik een ritregistratie verwijderen?

Ja, ga naar de rittenregistratiepagina. Bij je recente registraties zie je een prullenbak-icoon om een registratie te verwijderen.

Waarom zie ik geen klanten bij ritten?

Klanten zijn gekoppeld via activiteiten. Als je geen klanten ziet, neem dan contact op met je beheerder om een activiteit voor jou aan te maken.

Declaraties registreren

Wanneer is een bonnetje verplicht?

Bij bedragen boven €25,00 is een bonnetje of factuur verplicht. Je kunt een afbeelding (JPG, PNG) of PDF uploaden van maximaal 10 MB.

Welke bestandsformaten kan ik uploaden als bonnetje?

Je kunt afbeeldingen (JPG, PNG) en PDF-bestanden uploaden. Het bestand mag maximaal 10 MB groot zijn.

Kan ik een declaratie verwijderen?

Ja, ga naar de declaratiepagina. Bij je recente registraties zie je een prullenbak-icoon om een registratie te verwijderen.

Overzichten

Hoe exporteer ik mijn uren naar Excel?

1. Ga naar Overzichten > Tijd
2. Stel je gewenste filters in
3. Klik op Exporteren
4. Open het gedownloade CSV-bestand in Excel

Waarom ziet mijn CSV er vreemd uit in Excel?

Zorg dat je het bestand opent via Bestand > Openen in Excel, niet door dubbelklikken. Kies bij het openen voor “UTF-8” als encoding.

Kan ik ook ritten en declaraties exporteren?

Ja, in het rittenoverzicht en het declaratieoverzicht vind je ook een exportknop.

Goedkeuring

Wat betekent “in afwachting”?

Dit betekent dat je registratie nog niet is beoordeeld door een beheerder of manager. Zodra deze goedgekeurd of afgekeurd is, verandert de status.

Hoe weet ik of mijn registraties zijn goedgekeurd?

Je kunt de status van je registraties bekijken via het statusfilter in de overzichten (Tijd, Ritten, Declaraties). Afgekeurde registraties tonen een reden.

Wat kan ik doen als mijn registratie is afgekeurd?

De afkeuringsreden wordt zichtbaar bij de registratie in het overzicht. Neem contact op met je beheerder als je het niet eens bent met de afkeuring.

Beheer

Hoe nodig ik een nieuwe medewerker uit?

Ga naar Beheer > Gebruikers en klik op Toevoegen. Vul het e-mailadres, naam en rol in. De gebruiker ontvangt een uitnodigingsmail.

Hoe maak ik een activiteit aan?

Ga naar Beheer > Activiteiten en klik op Toevoegen. Je hebt hiervoor minimaal één actieve klant nodig. Koppel een gebruiker aan een klant en vul de omschrijving in.

Kan ik een klant verwijderen?

Klanten kunnen niet verwijderd worden om historische registraties te bewaren. Je kunt een klant wel deactiveren via Beheer > Klanten, zodat hij niet meer beschikbaar is voor nieuwe registraties.

Wat is het verschil tussen beheerder, manager en medewerker?

Nog vragen?

Staat je vraag er niet bij? Neem contact met ons op via support@worktraq.nl.